Policy för hantering av person-uppgifter

Integritetspolicy för Ideella föreningen Långholmens Folkhögskola – 181008-version 3

Syftet med denna policy är att säkerställa att ideella föreningen Långholmens folkhögskola hanterar personuppgifter i enlighet med EUs dataskyddsförordning (General Data Protection Regulation – GDPR). Policyn omfattar alla behandlingar där personuppgifter hanteras.

Styrelsen ansvarar för att behandlingen av personuppgifter följer denna policy. Policyn ska fastställas av styrelsen minst en gång per år och uppdateras vid behov.

Verksamhetschef/rektor är ansvarig för att hålla i processen kring årlig uppdatering av policyn till följd av nya och förändrade regelverk.

Denna policy är tillämplig för föreningens styrelseledamöter, verksamhetschef/rektor, medarbetare samt uppdragstagare som berörs av vår verksamhet.

Denna policy är förankrad hos alla våra medarbetare. Alla medarbetare ansvarar för att de agerar i enlighet med denna policy och vad den vill säkerställa.

Denna integritetspolicy berättar om de personuppgifter vi samlar in. När vi samlar in dessa uppgifter agerar vi som Personuppgiftsansvariga och vi är enligt lag skyldiga att förse dig med information om oss, om varför och hur vi använder dina data, och om de rättigheter du har över dina data.

Vilka är vi?

Vi är Långholmens Folkhögskola. Vår adress är Löfströms allé 7, 172 66 Sundbyberg. Du kan kontakta oss via post på ovanstående adress, via e-post till gdpr@langholmens.fhsk.se eller per telefon 08 658 1630. Vi behöver inte ha ett dataskyddsombud, så alla förfrågningar om vår användning av dina personuppgifter bör adresseras till kontaktuppgifterna ovan.

Hur vi använder din information

  • När vi ansöker om statsbidrag
  • När du ansöker till en kurs eller går en kurs
  • När du ansöker om eller är anställd hos oss
  • Marknadsföring (Facebook, Instagram)
  • Automatiserade beslut
  • Delning av personuppgifter till tredje part
  • Dina rättigheter som registrerade
  • Din rätt att klaga
  • Uppdateringar av denna Sekretesspolicy

 

När vi ansöker om statsbidrag:

Rättsliga grunden uppgift av allmänt intresse* Den behandling av personuppgifter som är nödvändig i folkhögskolornas statsbidragsberättigade folkbildningsverksamhet kan ske med stöd av den rättsliga grunden; uppgift av allmänt intresse. Uppgifterna av allmänt intresse är fastställda i nationell rätt genom bl.a. förordningen (2015:21§8) om statsbidrag till folkbildningen. Personuppgifter har folkhögskolorna som underlag för att få statsbidrag, och därmed utgör personuppgifterna bokföringsmaterial. Det är tillåtet att behandla personuppgifter för bokföring eftersom bokföringsskyldigheten som anges i bokföringslagen (1999:1078) är ett exempel på den rättsliga grunden rättslig förpliktelse. Personuppgifter får inte förvaras i en form som möjliggör identifiering av den registrerade under en längre tid än vad som är nödvändigt för de ändamål för vilka personuppgifterna behandlas. Det är reglerat i lag att det är sju år som gäller. I 7 kap. 2 § bokföringslagen anges: ”Dokument, mikroskrift och maskinläsbara medier som används för att bevara räkenskapsinformation ska vara varaktiga och lätt åtkomliga. De ska bevaras fram till och med det sjunde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. De ska förvaras i Sverige, i ordnat skick och på betryggande och överskådligt sätt.” Vid en eventuell kontroll av en folkhögskola ska bokföringsmaterialet finnas till hands.

När du ansöker till en kurs eller går en kurs – folkhögskolans långa kurser:

När du söker en längre kurs på nätet kommer du till ”Folkhögskolornas Mina sidor” där du skapar ett konto. I och med detta samtycker du att de personuppgifter som efterfrågas behandlas och lagras digitalt. Personuppgifter som efterfrågas är:
Förnamn
Efternamn
Gatuadress
Postnummer
Ort
Personnummer
Mobilnummer (frivilligt)

Dessa uppgifter hamnar i det administrativa systemet Schoolsoft där skolan får tillgång till dem. Systemet används före, under och efter kursen, se *. Skolan skickar vidare uppgifter till Folkbildningsrådet för rekvirering av statsbidrag. För att kunna registrera närvaro/frånvaro används schemasystemet i Schoolsoft som bygger på namn och personnummer. Detta system används bl. a i kontakter med CSN. Uppgifterna sparas i fem år.

Behörighetsintygandet och arkiverandet av intyg är myndighetsutövning och ett statsbidragsvillkor med ett tydligt ändamål enligt regeln om allmänt intresse och därmed en rättslig förpliktelse. Intygen sparas i pappersformat i minst 50 år. Alla intyg från allmän kurs och särskild kurs ska sparas.

När du ansöker till en kurs eller går en kurs – LO-medlemsutbildning:

När du söker en medlemsutbildning på nätet kommer du till LO: s sida ”Fackliga utbildningar för dig” där du skapar ett konto och samband med detta samtycker du att de personuppgifter som efterfrågas behandlas och lagras digitalt. De personuppgifter som behandlas avser följande kategorier av personuppgifter:
Namn
Personnummer
Adress
Telefonnummer
Mailadress

Facklig tillhörighet Efter avslutad kurs: a) Långholmen skickar över uppgifter efter avslutad kurs till LO-distriktet för statistik på antal deltagare, återbud, antal män respektive kvinnor och uteblivna deltagare samt redovisning till LO. b) Långholmen registerar i Schoolsoft och skickar vidare uppgifter till Folkbildningsrådet för rekvirering av statsbidrag. (facklig tillhörighet anges inte),se * Uppgifterna sparas i fem år.

När du ansöker till en kurs eller går en kurs – kort kurs:

Kortare kurser söker du till genom vår mailadress, info@langholmens.fhsk.se och anger namn, adress, mailadress och telefonnummer. När du har gått klart kursen hamnar dina uppgifter i det administrativa systemet Schoolsoft. se.* Skolan skickar vidare uppgifter till Folkbildningsrådet för rekvirering av statsbidrag Uppgifterna sparas i fem år.

När du hyr lokal hos oss:

Vid uthyrning av våra lokaler används följande personuppgifter gällande kontaktpersonen:
Namn
Adress
Telefonnummer
Mailadress.
Dessa uppgifter används som faktureringsunderlag. Uppgifterna sparas i sju år.

När du ansöker om anställning eller blir anställd hos oss:

I de fall vi själva annonserar kommer ansökningarna till info@langholmens.fhsk.se. De uppgifter som efterfrågas är
namn
adress
mailadress
telefonnummer
CV med eventuella bilagor.
Dessa uppgifter sparas i två år. Spontana ansökningar innehåller det som sökande själv väljer att delge. Dessa personuppgifter sparas också i två år. Vid anställning tillkommer personuppgifter som informeras och godkänns via bilaga till anställningsavtal.

När du använder vår webbplats

När du använder vår webbplats för att bläddra bland våra produkter och tjänster och se den information vi gör tillgängliga, används ett antal cookies av oss och av tredje part för att tillåta webbplatsen att fungera, för att samla in användbar information om besökare och för att hjälpa till att göra din användarupplevelse bättre.

Några av de cookies vi använder är absolut nödvändiga för att vår webbplats ska fungera, och vi ber inte om ditt medgivande att placera dessa på din dator. Dessa cookies visas nedan.

Cookie-namn

Syfte

Ytterligare information

Google Analystics

Statistik

 

Facebook

 

I Facebookflödet

Triggerweb

Publiceringsverktyg

Sessioncookie

När du skickar en förfrågan via vår hemsida

När du skickar en förfrågan via vår hemsida, väljer du själv vilka kontakuppgifter du lämnar. Vi använder denna information för att svara på din fråga, inklusive att ge dig all efterfrågad information om våra produkter och tjänster. Vi kan också maila dig flera gånger efter din förfrågan för att kunna följa upp ditt intresse och se till att vi har svarat din förfrågan till din belåtenhet. Vi kommer att göra detta baserat på berättigat intresse av att tillhandahålla korrekt information.

Vi behåller förfrågan e-post i två år. Efter det arkiveras det säkert i pappersform och förvaras i sju år, när vi tar bort dem från mailen.

Marknadsföring (Facebook, Instagram)

Vi har ingen direkt marknadsföring utan använder oss av sociala medier som Facebook och Instagram där vi kan publicera bilder på elever, lärare för att marknadsföra skolan. I de fall elever och/eller personal är igenkännliga på bilder ber vi alltid om ett godkännande av publicering i förväg. Det vi publicerar gör vi med berättigat intresse. Du kan när som be oss ta bort din bild med att använda kontaktinformationen som anges ovan i Vilka är vi avsnittet i denna policy.

Automatiserade beslut

Vi använder inte den information du lämnar till oss för att göra automatiserade beslut som kan påverka dig.

Delning av personuppgifter till tredje part

Vi delar med oss av personuppgifter till tredje part för att kunna utföra vårt arbete. Det innefattar system som hanteras av tredje part. Detta regleras med biträdesavtal.

Dina rättigheter som registrerade

Enligt lag kan du fråga oss vilken information vi har om dig, och du kan be oss att rätta till den om den är felaktig. Om vi har bett om ditt samtycke att behandla dina personuppgifter kan du när som helst återkalla detta samtycke där det är möjligt.

Om vi behandlar dina personuppgifter på grund av samtycke eller för att uppfylla ett avtal, kan du be oss att ge dig en kopia av informationen i maskinläsbart format så att du kan överföra det till en annan leverantör.

Om vi behandlar dina personuppgifter på grund av samtycke eller berättigat intresse kan du begära att dina data raderas.

Du har rätt att fråga oss att sluta använda din information för en tidsperiod.

För att skicka in en begäran angående dina personuppgifter via e-post eller per telefon, Vänligen Använd kontaktinformationen som anges ovan i Vilka är vi - avsnittet i denna policy.

Din rätt att klaga

Om du har ett klagomål gällande vår användning av din information, skulle vi föredra att du kontaktar oss direkt i första hand så att vi kan hantera ditt klagomål. Du kan också kontakta Datainspektionen direkt på datainspektionen@datainspektionen.se eller på telefon 08-657 61 00

Uppdateringar av denna Sekretesspolicy

Vi granskar regelbundet och vid behov uppdaterar denna sekretesspolicy från tid till annan när våra tjänster och användning av personuppgifter utvecklas. Om vi vill utnyttja dina personuppgifter på ett sätt som vi inte tidigare har identifierat kommer vi att kontakta dig för att lämna information om detta och vid behov be om ditt medgivande.

Vi kommer att uppdatera versionsnummer och datum för detta dokument varje gång det ändras.